Comment équiper une salle polyvalente ou une salle des fêtes

Les fêtes sont des occasions de réunir du monde. Partenaires d’affaires, proches, collègues, camarades de classe… qui se réunissent pour partager des moments relaxants et pleins de souvenirs. Pour l’organisateur, c’est le moment de préparer le nécessaire et de faire preuve de savoir-faire et de professionnalisme. En matière d’équipements, aucune négligence n’est tolérée. Voici comment vous y prendre pour ne rien manquer.

Adapter la salle selon le type d’événement

La salle polyvalente est un espace réservé pour un certain nombre de réjouissances et de manifestations. Selon vos objectifs, elle peut accueillir des réunions professionnelles, des mariages, une fête d’entreprise ou d’école… Elle peut donc accueillir un grand nombre de personnes pour tous types d’événements ou de fêtes. La salle doit donc être adaptée et équipée en conséquence. Adoptez des tables et bancs pliants pour plus de commodités.

Afin de multiplier les chances d’organiser plusieurs types de rassemblement, il faut rester le plus modulable possible. Cela implique bien évidemment plus de matériel à disposition en cas de besoin. Pour gérer tout cela, il vous faut un personnel disponible et efficace. Imposez-leur de la discipline et de la rigueur afin de garder le matériel en bon état et éviter les pertes. Il en va de la pérennité de vos investissements.

Respecter la législation de votre région

Bien évidemment, les salles de fêtes et autres espaces de réjouissances doivent respecter les normes établies par chaque autorité locale. Certaines sont relatives à la sécurité des biens et personnes, mais d’autres concernent le cadre de vie et les règles de bon voisinage. Il convient donc de prendre les renseignements appropriés avant de lancer les travaux de construction afin de savoir ce qu’il est possible de faire ou non dans votre cas.

En matière d’équipement, privilégiez du matériel de qualité (chaise pliante, table polyéthylène), durable, mais aussi facile à ranger (table polypropylène, chaise empilable). En effet, les événements se succèdent, mais ne se ressemblent pas. Il faut donc pouvoir être réactif et maintenir le matériel en bon état. Optez donc pour du matériel déplaçable, rétractable ou pliable, léger, etc. afin de pouvoir les adapter au besoin. N’oubliez pas de respecter les limites de bruit et de nuisances sonores autorisées.

Adapter le matériel selon les besoins 

Le matériel de salle de fête ou polyvalente est l’investissement le plus important à réaliser après la construction des locaux. Vous aurez donc besoin de décorations, chaises empilables, une sonorisation, projecteurs, tables pliantes et jeux de lumière, tableaux de présentations, etc. Puisqu’il s’agit d’un investissement important, réfléchissez bien à vos possibilités en fonction du budget disponible. Le matériel pliant permet d’économiser l’espace lors du rangement.

Les locaux 

Les espaces de fête peuvent être ouverts ou fermés. Les salles polyvalentes sont pour la plupart fermées même si certaines offrent des possibilités d’ouverture. Dans le cas d’un espace modulable, du matériel adapté peut être nécessaire selon le système choisi. Pour construire vos locaux, faites appel à des professionnels confirmés pour vous proposer des solutions innovantes et adaptées à votre environnement. 

Il est possible d’agrémenter vos locaux avec des cuisines, des vestiaires… afin d’améliorer le séjour de vos hôtes. Le bâtiment doit être agréable autant à l’intérieur qu'à l’extérieur. Pour attirer du monde et rentabiliser l’investissement (en cas de location), pensez à aménager des jardins extérieurs, des allées piétonnes, des bacs publics… Une table ou une chaisepliante peut être facilement déplacée et utilisée n’importe où. 

La salle polyvalente ou salle des fêtes peut être proposée selon plusieurs modalités selon les besoins des futurs occupants. Avec ou sans mobilier, sonorisation ou non, chaises et tablespliantes ou pas, podium de prestations diverses ou non, caisses, portes-cintres… les fêtes et les événements se succèdent sans pour autant nécessiter les mêmes attentions. La municipalité ou le prestataire événementiel doivent être néanmoins aptes à répondre à tous les besoins en offrant un service haut de gamme pour un coût relativement abordable. 

La décoration, l’éclairage et les jeux de lumière

La décoration est un aspect important de votre attractivité. Elle doit correspondre au type d’événement et donc pouvoir être facilement et rapidement modifiable sur demande. Dans le commerce, il existe des décorations prêtes à l’emploi qui ne demandent pas beaucoup de travail. Il est possible de responsabiliser une équipe à cet effet (selon la taille de l’organisation) ou laisser le choix à l’organisateur. Voilà pourquoi vous avez besoin de matériel (Tables et chaises) pliant !

Pour les événements de type réunion ou conférence, il faut quand même un minimum de décoration. Les fêtes nationales demandent plus d’effort de ce côté. Cependant, il existe des décorations réutilisables qui optimiseront le budget de la mairie ou des collectivités. Le tout est une affaire de préparation et d’organisation. Dans le cadre des festivités, l’animation lumineuse est souhaitable de jour comme de nuit. Pour réussir ce défi, il est indispensable de prévoir les spots et projecteurs appropriés. 

Le mobilier de réception

Le mobilier comprend les tables, les chaises, les micros, les projecteurs, le pupitre, etc. Leur qualité est importante pour en garantir la durabilité. Il faut aussi opter pour du mobilier facile à déplacer ou ranger en cas de besoin : les tables et chaisespliantes surtout, les plus utilisées. Le matériel pliant montre plus de praticité dans toutes les conditions. Certaines marques offrent des solutions innovantes en ce sens. Faites appel aux meilleurs du domaine pour profiter de leur expertise. En cas de besoin, des stands spéciaux peuvent être aménagés à l’extérieur.

La sonorisation et les jeux de lumière

Si toutes les rencontres ne sont pas festives, il n’en demeure pas moins que la sonorisation reste un minimum incontournable dans plusieurs cas. Elle doit donc être disponible et parfaitement adaptée à l’occasion. Les besoins d’une conférence sont différents de ceux d’un spectacle de musique. Encore une fois, une certaine réflexion doit être menée pour identifier à la base les thématiques de votre salle polyvalente. Il est possible de prévoir du matériel supplémentaire pour favoriser la collaboration à distance.

Le podium 

Pour les podiums, optez pour du matériel démontable (dans une certaine mesure), réglable en hauteur et déplaçable. Il doit être robuste pour supporter le poids d’un orchestre et d’une chorale par exemple. Les équipes de spectacle pour un théâtre ont besoin d’espace pour leurs prestations, pensez-y. Pour une remise de diplôme, pensez à des escaliers de part et d’autre de l’estrade pour faciliter les déplacements. Veillez spécialement sur le plancher de sorte à éviter les trous ou les espaces. Cela peut être préjudiciable et causer des chutes. 

Aménagements supplémentaires

Pour accéder à une salle des fêtes, des aménagements supplémentaires sont parfois requis pour améliorer l’expérience de ses utilisateurs. À l’entrée de votre événement, vous pouvez aménager des caisses, un contenant pour servir la monnaie, des dispositifs pour cartes bleues, des contrôleurs de faux billets, etc. Dans les vestiaires, s’il y en a, vous pouvez prévoir des espaces de rangement ou des accessoires de bien-être pour les artistes de votre spectacle.